인스타그램 디엠과 카카오톡, 문자로 흩어진 주문을 한 곳에 모읍니다
주문이 들어오는 통로가 여러 곳이면 옮겨 적는 일도 그만큼 늘어납니다. 어느 통로에서 받은 글이든 붙여넣기만 하면 받는 분과 연락처, 주소, 품목, 요청사항으로 나누어 한 목록에 모아 드립니다. 확인이 끝난 건만 택배 접수용 엑셀로 내보냅니다.
이 업종에서 쓰는 말
- 디엠 주문
- 옵션
- 선물 포장
- 카드 문구
- 요청사항
- 재주문
적어 주신 표현을 임의로 바꾸지 않고 그대로 품목 칸에 남깁니다.
언제 주문이 들어오고, 언제 옮겨 적게 되는지부터 봅니다
혼자 만들고 혼자 파는 사업장에서는 만드는 시간과 주문을 받는 시간이 겹칩니다. 그래서 주문을 옮겨 적는 일이 늘 뒤로 밀립니다.
- 낮
작업을 하는 동안 인스타그램 디엠과 카카오톡, 문자로 주문과 문의가 섞여 들어옵니다. 손에 반죽이나 왁스가 묻어 있으면 나중에 보겠다고 미루게 됩니다.
- 저녁
미뤄 둔 대화를 하나씩 열어 봅니다. 주문 내용이 인사말과 문의, 흥정 사이에 섞여 있어 어디까지가 주문인지 다시 읽어야 합니다.
- 밤
엑셀이나 메모장에 받는 분과 주소를 옮겨 적습니다. 선물 주문은 주문한 분과 받는 분이 달라서 한 번 더 확인해야 합니다.
- 다음 날
포장을 하고 택배를 접수합니다. 카드 문구나 알러지 요청처럼 대화 중간에 있던 말을 빠뜨리면 그날 안에 다시 연락이 옵니다.
여기서 시간이 사라집니다
현장에서 되풀이되는 일을 세 가지로 정리했습니다.
- 01
주문이 들어오는 통로가 흩어져 있습니다
인스타그램 디엠에서 시작한 대화가 카카오톡으로 넘어가고 입금 확인은 문자로 옵니다. 한 건의 주문을 완성하려고 세 곳을 오가며 읽어야 합니다.
- 02
옵션과 요청사항이 대화 중간에 섞여 있습니다
향과 색, 크기 같은 옵션이 주문 문장에 붙어 있고 포장이나 카드 문구, 알러지 요청은 그 앞뒤 대화에 흩어져 있습니다. 옮겨 적다가 한 줄을 놓치기 쉽습니다.
- 03
선물 주문은 주문한 분과 받는 분이 다릅니다
주문한 분의 연락처를 받는 분 칸에 그대로 적으면 배송 연락이 엉뚱한 곳으로 갑니다. 주소는 맞는데 이름이 다른 건도 자주 생깁니다.
실제로 이렇게 나뉩니다
왼쪽은 받은 글 그대로이고, 오른쪽은 정리된 결과입니다. 아래 두 예시의 이름과 연락처, 주소는 모두 지어낸 가상의 정보입니다.
안녕하세요! 어제 문의드린 캔들 주문할게요 우드세이지 라지 1개, 화이트머스크 미니 2개요 선물이라 리본 포장 부탁드려요 카드에 "생일 축하해" 한 줄 써주시면 감사합니다 받는 사람은 제 친구예요 김하늘 010-0000-0000 경기 고양시 일산동구 무궁화로 00-0 000동 0000호 방금 계좌로 입금했어요
이 글을 복사해 붙여넣는 것으로 시작합니다. 위 내용은 설명을 위해 지어낸 가상의 주문입니다.
- 받는 분
- 김하늘
확인 필요선물 주문이라 주문한 분과 받는 분이 다릅니다. 원문과 맞춰 보셔야 합니다.- 연락처
- 010-0000-0000
- 주소
- 경기 고양시 일산동구 무궁화로 00-0 000동 0000호
- 품목
- 우드세이지 라지 1개
- 화이트머스크 미니 2개
- 요청사항
- 리본 포장
- 카드 문구: 생일 축하해
- 계좌 입금 완료라고 적혀 있음
확인 필요로 표시된 칸은 담당자가 원문과 맞춰 보고 눌러서 확인해야 엑셀에 담깁니다.
저번에 샀던 수제간식 또 주문이요~ 닭가슴살 스틱 3봉 오리목뼈 2봉 우리 애가 연어 알러지라 연어는 빼주세요 주소는 지난번이랑 같아요 박서준 010-0000-0000
이 글을 복사해 붙여넣는 것으로 시작합니다. 위 내용은 설명을 위해 지어낸 가상의 주문입니다.
- 받는 분
- 박서준
- 연락처
- 010-0000-0000
- 주소
- 적혀 있지 않음
확인 필요"지난번이랑 같다"고만 적혀 있어 이전 주문 기록에서 주소를 가져와 채우셔야 합니다.- 품목
- 닭가슴살 스틱 3봉
- 오리목뼈 2봉
- 요청사항
- 연어가 들어간 제품 제외
확인 필요로 표시된 칸은 담당자가 원문과 맞춰 보고 눌러서 확인해야 엑셀에 담깁니다.
이렇게 다룹니다
자동으로 끝내겠다고 하지 않습니다. 사람이 마지막에 보도록 만들어 두었습니다.
통로를 가리지 않고 붙여넣습니다
디엠이든 카카오톡이든 문자든 글을 복사해 붙여넣으면 같은 방식으로 정리됩니다. 주문 화면을 캡처해서 올릴 수도 있습니다. 고객에게 주문 방식을 바꾸라고 할 필요가 없습니다.
요청사항을 따로 모아 둡니다
포장 방법이나 카드 문구, 빼 달라는 재료처럼 대화에 섞여 있던 말을 요청사항 칸으로 모읍니다. 포장할 때 그 칸만 보면 되도록 만들었습니다.
받는 분이 다르면 눈에 띄게 표시합니다
주문한 분과 받는 분이 다르게 읽히면 확인 필요로 표시합니다. 담당자가 원문과 맞춰 보고 눌러서 확인해야 엑셀에 담깁니다.
소상공인 사장님들이 먼저 물어보시는 것
오늘 받은 주문 하나로 확인해 보시면 됩니다
60일 동안 무료로 쓰실 수 있습니다. 설치와 가입 없이 웹에서 바로 열리고, 쓰던 대화방은 그대로 두셔도 됩니다.
베타로 함께 검증할 사업장을 찾고 있습니다. 쓰시는 택배사 양식을 보내 주시면 맞춰 넣어 드리겠습니다.